Análisis de la gestión documental en la articulación de la Norma ISO 9001 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Abstract

Con este proyecto se propone un esquema que permita la integración de la norma ISO 9001:2015 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, en los aspectos relacionados con la gestión documental, representando para el MinCIT la oportunidad de hacer más eficientes sus procedimientos y procesos que permitan eliminar información redundante, dando cumplimiento con la legislación, incrementando el rendimiento en la administración tecnológica, mejorando la información compartida y optimizando los tiempos de respuesta, contribuyendo así de manera efectiva en los procesos institucionales para la consecución de la misión en el MinCIT.

Es así, que la gestión documental y su conservación efectiva, es la mayor preocupación para la propuesta de un esquema integral en la información documental, que permita una mayor organización frente al volumen de documentos que se producen y a la adecuada clasificación, conservación, almacenamiento, seguridad de los archivos, consulta, custodia y reproducción de los documentos para la toma de decisiones.

Se utilizó el tipo de investigación descriptiva con enfoque cualitativo, la cual permitió recoger información de manera independiente en la implementación de dos variables, el MIPG y la ISO 9001, con el fin de contar con información suficiente y llevar a cabo un análisis de compatibilidad o correlación de los requisitos exigidos en gestión documental del MIPG frente a la norma ISO 9001:2015

En este contexto, la presente investigación se encamina a brindar orientación para la integración de las normas técnicas propias de la gestión documental y su alineación en los requerimientos básicos.

With this project, a scheme is proposed that allows the integration of the ISO 9001: 2015 standard and the Integrated Model of Planning and Management - MIPG, in aspects related to document management, representing for the MinCIT the opportunity to make its procedures more efficient and processes that allow redundant information to be eliminated, complying with legislation, increasing performance in technological administration, improving shared information and optimizing response times, contributing effectively to institutional processes for the achievement of the mission in the MinCIT.

Thus, document management and its effective conservation is the greatest concern for the proposal of an integral scheme in documentary information, which allows a greater organization against of the volume of documents that are produced and the adequate classification, conservation, storage, file security, consultation, custody and reproduction of documents for decision making.

The type of descriptive research with a qualitative approach was used, which allowed to collect information independently in the implementation of two variables, the MIPG and the ISO 9001, in order to have enough information and carry out a compatibility analysis or Correlation of the requirements demanded in document management of the MIPG against the ISO 9001: 2015 standard

In this context, this research is aimed to provide guidance for the integration of the technical standards of document management and its alignment with the basic requirements